Checkliste für Pressereisen, die wirklich was taugen

Ein altes Sprichwort sagt, “Wer eine Reise tut, der kann etwas erzählen”. Da ist was Wahres dran, daher sind Pressereisen auch ein lohnendes PR-Instrument. Journalisten haben hier die Gelegenheit, kompakt tiefer in ein Thema einzutauchen, Unternehmen besser kennenzulernen und direkt vor Ort zu recherchieren. Die Sache hat nur drei Haken: Pressereisen sind teuer, haben einen hohen organisatorischen Aufwand und das Zeitbudget von Medienvertretern ist meist sehr knapp. Eine Pressereise braucht daher ein sinnvolles Thema, eine perfekt ausgetüftelte Organisation und ein gut überlegte Kosten-Nutzen-Relation. Nur wenn der Informationszweck das Thema hergibt und Erlebnismomente möglich sind, lohnt sich für Journalisten eine solche Reise. An was man alles im Vorfeld und vor Ort denken sollte, hab ich in diese Checkliste gepackt.

 

Checkliste für Pressereisen

 

Auswahl des Anlasses bzw. Themas

Pressereisen sind für viele Anlässe denkbar. Je brisanter und neuer das Thema ist, desto bessere Chancen hat man, dass sich auch wirklich genügend Journalisten dazu anmelden. Im Vorfeld sollte gut überlegt werden, was man den Journalisten zu bieten hat, was man ihnen zeigen will und mit welchen Botschaften man an die Medien dabei herantreten möchte.

  • Standortthemen: Betriebsbesichtigung, Produktionsprozess, Laborsbesichtigung, weitere Standorte im Ausland etc.
  • Pressekonferenzen: zur Bilanzpressekonferenz in die Unternehmenszentrale etc.
  • Tourismusthemen: in das eigene Hotel, in die eigene Ferienregion etc.
  • Expertenthemen: zu Kongressen, Messen oder Seminaren im In- und Ausland
  • Kulturthemen: zu Kulturveranstaltungen, Open-Airs, Konzerten etc.
  • Produktthemen: Produktvorstellung, Vorführung von Verfahren und Techniken etc.
  • Politik: Politiker nehmen Medienleute zu Auslandsbesuchen mit
  • NGOs: Vorstellung von Projekten und Initiativen 
  • Mode & Beauty: Fashion Weeks, Modeschauen etc.
  • Sponsoring: interessante Projekte vorstellen
  • Sport: Sportgroßereignisse, Meisterschaften etc.
  • Food: Verköstigungen, Anbau, Herstellung etc.
  • Fernreise: nur zu wirklich exklusiven Informationszwecken

 

Programm

Eine Pressereise braucht ein herausragendes, tragfähiges Programm, das den Journalisten einen echten Mehrwert bietet, sodass sich die Teilnahme auch auszahlt. Die Veranstaltung muss natürlich in die strategischen Ziele der Kommunikation einzahlen und in das Gesamtkonzept passen. Das Programm sollte stimmig und interessant sein, jedoch niemals überladen sein und exakt geplant werden.

  • aktueller Anlass oder Hintergrundinformationen
  • Mehrwert für die Journalisten vorhanden? Das Thema muss:
    • aus den Augen der Journalisten spannend sein, nicht für das Unternehmen
    • durch persönliche Eindrücke erfahrbar werden
    • großen Neuigkeit- oder Nutzwert bieten oder kurios und unterhaltsam sein
    • zum ausgewählten Medium passen
    • Gelegenheit bieten, interessante Persönlichkeiten kennenzulernen
  • Abwechslungsreiche Gestaltung: Vorträge, Führungen, Diskussionsrunden, Präsentationen etc.
  • Möglichkeit für Experteninterviews, Interviews mit der Geschäftsleitung oder andere passende Gesprächspartner einplanen
  • Zeit für eigene Recherche und Pausen einplanen
  • Fotomotive: Gelegenheiten, gute Bilder zu schießen bieten
  • Begrüßung durch einen geeigneten Unternehmensvertreter vor Ort einplanen
  • bei manchen Themen bietet es sich auch an, Prominente in das Programm einzubinden
  • das Programm auf keinen Fall überfrachten

 

Auswahl der Journalisten

Die Auswahl der Journalisten sollte sehr gut durchdacht sein, damit wirklich passende Journalisten gefunden werden, die auch von der Pressereise profitieren und sinnvoll darüber berichten können. Man sollte sich jedoch keine direkte Berichterstattung erwarten, denn ob ein Beitrag erscheint oder nicht liegt immer im Ermessen des Mediums.

  • auf Gruppenreise oder Individualreise festlegen
  • bei einer Gruppenreise auf einen kleinen Kreis beschränken (4-5 Teilnehmer), um auch eine individuelle Betreuung zu gewährleisten
  • aus seinem Verteiler passende Journalisten zum Thema auswählen (Agenda der Medien verfolgen) oder Journalisten einladen, die bereits einmal zu einer Pressereise mitgekommen sind
  • eher an Print- und Onlinejournalisten denken, für TV- und Radio eignen sich Pressereisen weniger (wenn dann individuelle Reise mit Kameramann etc.)
  • auch an freie Journalisten denken, die sich zeitlich oft leichter tun als festangestellte Journalisten
  • regionale Journalisten nicht vergessen, wenn das Thema für sie auch passt
  • möchte ich auch Blogger zu meiner Pressereisen einladen, oder gestalte ich eigene Bloggerreisen nur für sie?

 

Planung und Organisation

  • Dauer der Pressereise: Kompakt auf einen Tag beschränkt oder 2-3 Tage? Je länger, desto schwerer wird es für Journalisten sein, teilnehmen zu können.
  • Terminplanung: die Pressereise eher an Donnerstage und Freitage legen als an den Wochenanfang; Ferien, Feiertage und Terminkollisionen mit etwaigen Branchenspezifischen Terminen vermeiden
  • Anreise: je nach Reiseziel Flug bzw. Zugtickets mitbuchen (bei Tourismuspressereisen auch als Kooperation mit dem Transportunternehmen denkbar), eine gemeinsame Busreise organisieren oder die individuelle Anreise mit Kostenersatz anbieten. Auch an unkonventionelle Lösungen in Spezialfällen denken, etwa einen Journalisten mit dem eigenen Auto mitnehmen. Bei einer Flug- bzw. Zugreise auch an den Transfer vom Flughafen bzw. Bahnhof zum Zielort denken.
  • Überlegung: Reist jemand von der PR-Betreuung oder dem Unternehmen mit oder nicht? (Empfehlung: ja!)
  • Unterkunft und Verpflegung organisieren:
    • Hotel zur Übernachtung auswählen (falls nicht das eigene Hotel das Ziel der Pressereise ist)
    • Mahlzeiten und (Kaffee-)Pausen einplanen
  • Transfers einplanen
  • an ein Abendprogramm oder Rahmenprogramm denken, wenn die Pressereise länger als einen Tag geht

 

Journalisten-Management

  • Journalistenverteiler erstellen, an den die Einladung gehen soll inkl. “Ersatzleute”, die nachrücken, wenn andere nicht zusagen
  • Einladung per E-Mail und/oder postalisch 2-3 Monate vor der Pressereise versenden inkl. Programmablauf
  • Nachfassen ist hier unbedingt erforderlich und die Anmeldung sollte verbindlich erfolgen (schon allein zur Buchung von Flugtickets)
  • eine Woche vor der Reise allen Journalisten nochmals ein detailliertes Programm, Flug- oder Zugtickets und exakte Informationen zur Anreise schicken, dabei sehr stark an die Servicierung der Journalisten denken (z.B. wie kommen sie zum Flughafen, wo genau treffen wir uns…).
  • Von allen Journalisten die Handynummer erfragen (falls noch nicht bekannt) und auch auf den eigenen Handykontakt hinweisen, um auch vor Ort Kontakt aufnehmen zu können.
  • Bei Bedarf Namensschilder vorbereiten.
  • Presseunterlagen vorbereiten:
    • Informationsblatt über das exakte Programm und alle Gesprächspartner inkl. Foto und Kurz-Bio
    • gibt es aktuelle anlassbezogene Presseinformationen?
    • Basispresseinformationen bzw. eine Basispressemappe eignen sich immer
    • Fact-Sheets und Hintergrundinformationen bereithalten
    • bei Bedarf: Folder, Broschüren, Geschäftsberichte etc. mitgeben – aber nur wenn gewünscht, denn nicht jeder mag seine Unterlagen die ganze Zeit mit sich schleppen
    • Downloadlinks für alle Unterlagen und Bildmaterial nicht vergessen
    • Die gesamten Unterlagen sollten praktisch verstaut werden können, etwa in einer geeigneten Pressemappe.
    • Alternativ kann man auch den Nachversand der Presseunterlagen und weiterer Materialien anbieten
  • Keine Giveaways herschenken: Zuwendung können Journalisten unter Zugzwang bringen und eine neutrale Berichterstattung erschweren. Bei der massvollen Abgabe von Produktproben (je nach Produkt) sehe ich aber kein Problem.

 

Betreuung vor Ort

Mit einer guten Vorbereitung kann dann während der Pressereise fast nichts mehr schiefgehen, von unvorhersehbaren Ereignissen mal abgesehen.

  • Zeitplan einhalten, um nicht organisatorisch ins Straucheln zu geraten
  • Journalisten immer servicieren und “an die Hand nehmen”
  • Ansprechpartner für Fragen sein (fachlich und praktisch – etwa “Wo ist das nächste Klo?”) bzw. passende Experten zur Hand haben und auch aktiv Gespräche anbieten
  • Möglichkeiten bieten, sich zurückzuziehen und zu arbeiten (Arbeitsplatz oder WLAN)
  • auch mal das direkte, persönliche Gespräch mit den Medienvertretern suchen, um sie besser kennenzulernen und zu erfahren, welche Themen für sie besonders interessant sind, wie sie arbeiten, was sie noch interessieren könnte und nicht zuletzt, um den Kontakt zu festigen.
  • Feedback einholen am Ende der Reise: Einfach direkt und persönlich nachfragen, wie es gefallen hat und was man anders oder besser machen könnte. Eine ehrliche Meinung und Inputs für weitere Pressereisen sind damit garantiert.

 

 

Zum Weiterlesen:

Checkliste Pressereisen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foto: Pexels.com 

 

Ähnliche Beiträge

Leave a Comment

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.